Pilih kumpulan dokumen dengan pemilik yang jelas
Mulai dari satu domain, misalnya panduan onboarding atau prosedur pengadaan internal. Untuk setiap dokumen, catat judul, pemilik, versi, tanggal berlaku, dan pihak yang boleh membaca. Pisahkan dokumen aktif, arsip, serta draf. Jika ada dua aturan bertentangan, minta pemilik proses menyelesaikannya terlebih dahulu; sistem pencarian tidak mempunyai kewenangan untuk menetapkan kebijakan perusahaan.
Periksa apakah isi dapat dibaca dengan benar
PDF hasil pemindaian, tabel rumit, dan gambar alur memerlukan pemeriksaan ekstraksi. Bandingkan teks yang terbaca dengan halaman aslinya, terutama angka, catatan kaki, dan kondisi pengecualian. Simpan hubungan antara potongan teks dengan dokumen dan bagiannya. Gunakan sampel dokumen yang mewakili keragaman format, bukan hanya file yang paling rapi, saat menilai kelayakan awal.
Terapkan akses sebelum informasi masuk ke jawaban
Daftar dokumen yang dapat ditemukan harus mengikuti izin pengguna. Rancang pembatasan di proses pengambilan informasi dan uji dengan akun yang berbeda. Menyembunyikan tautan dokumen dari layar saja belum menjelaskan apakah isinya dapat muncul dalam jawaban. Bahas lokasi pemrosesan, retensi, dan pencatatan bersama pihak yang bertanggung jawab di perusahaan sesuai kebutuhan proyek.
Susun pertanyaan uji berikut jawaban rujukannya
Minta pengguna memberikan pertanyaan nyata dan pemilik SOP menyiapkan bagian sumber yang semestinya digunakan. Sertakan pertanyaan ambigu, informasi yang tidak tersedia, serta aturan yang sudah kedaluwarsa. Nilai apakah rujukannya tepat dan apakah jawaban setia pada rujukan tersebut. Tautan yang terlihat meyakinkan belum cukup jika paragraf sumber sebenarnya tidak mendukung kesimpulan sistem.
Rancang perilaku saat bukti tidak cukup
Tentukan kapan sistem meminta penjelasan, menyatakan informasi belum ditemukan, atau mengarahkan pengguna ke pemilik proses. Untuk tindakan yang berdampak pada karyawan, pelanggan, atau transaksi, tetapkan pemeriksaan manusia yang diperlukan. Antarmuka sebaiknya membantu pengguna membuka sumber dan melaporkan masalah. Pemilik konten kemudian dapat membedakan kekurangan dokumen dari kesalahan pencarian atau peringkasan.
Tetapkan pembaruan sebagai bagian dari operasi
Sepakati siapa yang mengesahkan dokumen baru, menarik versi lama, dan memeriksa hasil setelah pembaruan. Ulangi pertanyaan uji ketika sumber atau komponen sistem berubah. KODE dapat membantu membahas ruang lingkup asisten dokumen, sumber awal, dan kriteria penerimaannya. Untuk percakapan pertama, cukup sampaikan jenis dokumen dan contoh pertanyaan tanpa mengirim isi yang rahasia.